Les principes et les objectifs du dispositif
Le dépôt des comptes annuels au greffe est une formalité légale qui doit être effectuée chaque année au greffe du siège de l’entreprise.
Il s’agit de la contrepartie de l’absence de responsabilité pécuniaire des associés ou actionnaires de la société commerciale.
Les comptes annuels d’une entreprise ont ainsi vocation à donner une image fidèle de son patrimoine, de sa situation financière et de son résultat (article L. 123-14 du Code de commerce).
Leur publicité permet alors d’assurer la transparence dans la vie des affaires et contribue à gérer l’exposition de l’entreprise dans le cadre du "crédit" inter-entreprises et à fiabiliser son réseau de fournisseurs.
En revanche, l’absence de dépôt des comptes annuels peut être interprétée comme le signe de difficultés de nature à compromettre la continuité de l’exploitation.
Qui est concerné par ce dépôt ?
- Les SARL (Société à responsabilité limitée), EURL (Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée), SA (Société anonyme), SAS (Société par actions simplifiées), SCA (Société en commandite par actions), SELARL (Société d’exercice libéral à responsabilité limitée), SELAFA (Société d’exercice libéral à forme anonyme), SELCA (Société d’exercice libéral en commandite par actions), SELAS (Société d’exercice libéral par actions simplifiées) ;
- les sociétés en nom collectif dont tous les associés sont des SARL ou des sociétés par actions ;
- les sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France ;
- les sociétés coopératives agricoles et unions de coopératives agricoles sous certaines conditions.
Quand déposer les comptes annuels ?
Une assemblée générale doit être tenue dans les six mois à compter de la date de clôture de l’exercice social.
A compter de la tenue de cette assemblée, vous disposez d’un délai d’un mois pour déposer vos comptes annuels au greffe. Ce délai est prolongé d’un mois supplémentaire dans le cas où vous effectuez le dépôt par voie électronique. Par exemple, dans le cas d’une clôture au 31 décembre de l’année N, vous devez déposer les comptes avant le 31 juillet de l’année N+1 (ou avant le 31 août si le dépôt est effectué par voie électronique).
Après la clôture de l’exercice et l’approbation des comptes par les associés, ou l’associé unique, la dernière formalité à accomplir est le dépôt régulier de vos comptes annuels au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Les documents comptables en fonction de la forme juridique sont à produire en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal.
Une demande de prorogation de délai pour la tenue de l’assemblée peut être effectuée par requête adressée au président du tribunal de commerce, par courrier ou via le Tribunal digital.
Comment bénéficier de l’option de confidentialité ou de publication simplifiée ?
Des allégements d’obligations de publicité comptable existent pour la grande majorité des entreprises en fonctions de seuils (total du bilan, chiffre d’affaires HT et effectif salariés moyen) :
- la microentreprise peut demander à bénéficier d’une confidentialité totale de ses documents comptables ;
- la petite entreprise peut demander à bénéficier d’une confidentialité de son compte de résultat ;
- la moyenne entreprise peut demander à bénéficier d’une publication d’une présentation simplifiée de son bilan et de son annexe.
Dans ce cas, les documents comptables doivent être accompagnés d’une déclaration de confidentialité des comptes annuels.
Pour en savoir plus, vous pouvez retrouver toutes les informations nécessaires à ce dépôt sur le guide des formalités sur le site Infogreffe. Les professionnels du droit ou du chiffre sont en mesure de vous accompagner dans cette démarche déclarative.
